67. Rudertag - Deutscher Ruderverband e.V. vom 25.bis 27. Oktober in der Händelhalle zu Halle an der Saale steht vor der Tür. Die Organisation liegt in besten Händen. Halle an der Saale ist auch deshalb eine Reise wert.
Zwei Jahre nach dem außerordentlichen Rudertag in Hannover, auf dem die neue Satzung beschlossen wurde, die bereits in Vereinsregister eingetragen ist und mit dem Rudertag in Kraft treten wird, stehen Wahlen und weitere Entscheidungen für die Zukunft an.
Das Themenfeld Kassenlage und Beitragserhöhungen wird wohl den Rudertag mehr als in früheren Jahren prägen.
Unter dem auf dem Rudertag 2021 in Schweinfurt mit einer denkwürdigen Wahl ins Amt gekommenen Schatzmeister haben sich die Finanzen so entwickelt, dass für 2023 ein Jahresfehlbetrag von rd. 285 T€ auszuweisen ist. Für 2022 wurde noch ein ausgeglichenes Ergebnis gebucht.
Das strukturelle Defizit von 100 – 150 T€ wurde in den Jahren zuvor von Spenden und ähnlichen Zuflüssen, die Götz Werner über die DM-Drogeriekette generierte, abgedeckt. Mit seinem Tode 2022 bekam der DRV noch einmal 120 T€ ,
Das allein erklärt aber nicht den Fehlbetrag von 285 T€ im zurückliegenden Jahr 2023.
Dies ist auch das Ergebnis einer jahrelang währenden Fehlentwicklung im Rechnungswesen.
Die Buchhaltung wurde immer weniger zeitnah geführt, eine Budgetkontrolle fand immer erst Monate später statt und war damit wirkungslos. Die Abgrenzung zum Jahresende erfolgte budgetorientiert. Eine angeordnete Haushaltssperre konnte nur bedingt die Reißleine sein, sondern führte auch zu Handlungshemmnissen und zu größeren Irritationen bei den Betroffenen.
Weitere organisatorische Defizite in der Geschäftsstelle kamen hinzu. Nach Ausscheiden des Schatzmeisters zum 31.12. 2023 mussten die dann Verantwortlichen nicht nur die Bandbreite der organisatorischen Defizite, sondern Mitte 2024 auch ein kaum vorstellbares Jahresdefizit von rd. 285 T€ für 2023 realisieren, nachdem die Buchhaltung für das Berichtsjahr 2023 endlich fertiggestellt war. Dazu war auch fremde Hilfe notwendig.
Neben der schon früh erkennbar strukturellen Unterdeckung schwappten auch noch Sachverhalte aus vorangegangenen Jahren ins laufende Berichtsjahr. Weitere Belastungen ergaben sich aus Feststellungen der steuerlichen Betriebsprüfung für die Jahre 2018- 2020, die 2024 abgeschlossen wurde.
Wichtige Positionen fehlten schlicht in der Budgetplanung für 2023, Größere Budgetüberschreitungen wurden auch aufgrund der nicht zeitnahen Buchhaltung viel zu spät realisiert und konnten nicht mehr gegengesteuert werden. Die zeitnahe Buchhaltung wurde noch weiter erschwert, weil es keine Kostenstellen und Kostenträgerrechnung gab, sodass das Konstrukt „Buchungskreise“ innerhalb der Kostenarten nicht nur als zeitaufwendig sondern als anachronistisch zu bezeichnen ist.
Diese leidvolle Erfahrung war sicherlich ein Schock für den heutigen Vorstand erst recht bei der Höhe.
Waren die Missstände in der Buchhaltung nicht früher erkennbar, diese Frage ist naheliegend und berechtigt.
Die strukturellen Defizite waren sicherlich für Fachleute (WP, StB) mit Binneneinsicht erkennbar.
Vage Hinweise gab es, handfeste nicht. Man hat sich auf das Hauptamt und vorhandene Prüfmechanismen verlassen. Konkrete Nachfragen aus dem Vorstand wurden vom Schatzmeister nicht oder nicht konkret genug beantwortet und die Buchhaltung entfernte sich immer mehr von einer zeitnahen Erfassung. Die ersten Wochen nach Amtsübergabe im Januar 2024 waren voll von immer neuen, bisher fehlenden Ausgangs- wie Eingangsrechnungen und Verwendungsnachweisen. Es hat Monate und fremder Hilfe bedurft, bis der Abschluss 2023 fertiggestellt war.
Die Buchhaltung und die betriebswirtschaftlichen Auswertungen waren so aufgebaut, dass es für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nicht möglich war, sich einen Überblick über die Lage des DRV zu verschaffen.
Eine wesentliche Budgetüberschreitung liegt im Leistungssport sowie in der Budgetierung tatsächlich vergessener Positionen.
Es war ein bitterer Lernprozess für den heutigen Vorstand, dessen er sich bewusst ist und jetzt umso konsequenter die Neuaufstellung des Rechnungswesens und Reporting angeht.
Unter der Führung von Lars Koltermann ist der Vorstand des DRV fest entschlossen, eine Reihe von Maßnahmen zu ergreifen, die gemeinsam mit ehrenamtlich tätigen Fachleuten erarbeitet und unterstützt zum Jahreswechsel umgesetzt werden sollen:
Verbesserungen Buchhaltung Reporting, Controlling
1.) zeitnahe, transparente Buchhaltung
2.) Zeitnahe Budgetkontrolle statt Haushaltssperre über mehrere Monate
3.) Neustrukturierung der Arbeitsabläufe und Buchungskreise im Rechnungswesen
4.) Neue Kontenpläne - konsolidierungsfähig
5.) Einführung der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung - konsolidierungsfähig
6.) Wichtige Auswertungen direkt aus DATEV pro Buchhaltung und konsolidiert
7.) Mehr Schultern für wichtige Arbeiten – Einbindung des Steuerberaters
8.) Durchgängige Nutzung der SAMS Tools
9.) DATEV-Tools wie Unternehmen Online
Verbesserung der wirtschaftlichen Situation des DRV
1. LSB Bestandsdaten
Einführung der Pflicht für alle LRV-Verbände, die Bestandsmeldungen ihrer Vereine an den LSB unverdichtet an DRV zu transferieren oder selbst in SAMS einzuspielen
Hiermit soll die Meldeehrlichkeit der Vereine verbessert werden – so bereits geschehen in BY, BW, NW.
Hierzu ist eine Satzungsänderung vorgesehen, die der NW RV auch aufgrund seiner Erfahrungen erarbeitet hat und die vom Vorstand des DRV unterstützt wird. Siehe Anlage.
2. Bepreisung des jährlichen Aktienpasses – neu für Masterruderer / alle Ü18 Ruderer.
Hier ist der DRV mit seiner Philosophie, die Aufnahme in die Aktivendatenbank sei eine ewige und somit müsse man nur einmal zahlen, ein Exot sowohl in Sport-D und wie in World Rowing. Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO.
Alle bekannte Rudernationen erheben jährliche Gebühren für Startberechtigung. Ein jährlich zu erneuernder Aktivenpass berücksichtigt mit seiner Bepreisung auch den Verwaltungsaufwand des Meldeportals und der DRV-Verbandssoftware. Gleichzeitig kann es nicht sein, dass Wanderfahrer für das jährliche Fahrtenabzeichen, was weitgehend im Ehrenamt generiert wird, eine Gebühr belastet bekommen, Masterruderer, die einen viel größeren Aufwand in der Geschäftsstelle verursachen, keine adäquaten jährlichen Gebühren bezahlen.
3. Beitragserhöhung
Das strukturelle Defizit ist bekannt. Hinzu kommen die Kosten des neu zu besetzendem Generalsekretär
Dies ist seit Jahren die erste Beitragserhöhung, die man auch mit der Inflation seit der letzten Erhöhung begründen könnte.
Kostensenkungen sind nur mit Effizienz steigernden digitalen Lösungen machbar, die dann aber durch inflationäre Aufwandssteigerungen bei Personal- und Sachkosten kostenmäßig auch nur teilweise helfen.
Wir brauchen für den zukünftigen, hauptamtlichen Vorstand sowohl im Leistungssport wie für die übrigen Aufgaben (Generalsekretär) gut qualifizierte und motivierte Führungskräfte, die Geld kosten; Selbiges gilt für Personal- und Sachkosten. Verbesserung administrativer Abläufe sind nicht nur in der Buchhaltung angesagt.
Die Beitragserhöhung halte ich persönlich für angemessen. Wie weit und wie hoch diese in den Jugendbereich gespiegelt wird, ist eine politische Frage, für die der Rudertag sicherlich eine Lösung finden wird.
Wilhelm Hummels
