Café-Tage des Nordrhein-Westfälischen Ruder-Verbandes, was soll das denn sein, war eine häufige erste Reaktion. Die Idee war, ein neues Format in der Verbandsarbeit den Vereinen anzubieten, die Namensfindung leitet sich ab aus den Zielen Kennenlernen, Austauschen, Fortbilden, Entwickeln zu reinen Backstage-Themen in der Vereinsarbeit „alles hinterm Bootshaus“.

Der Themenkranz Zuschüsse im Vereinsalltag, Sportversicherungen, Steuern, Reporting, Satzung, Hauptversammlung, Datenschutz war weit gespannt.  

Die Einschätzung des NW RV, neben den Verbandstagen mit all ihren Regularien würden die Vereine auch die Zeit und Lust haben, 1,5 Tage und eine Übernachtung mitten im Sauerland zu verbringen und sich fortbilden zu wollen, wurde mehr als bestätigt. 36 Vereinsvertreter aus großen und kleinen Vereinen auch aus den reinen Breitensportvereinen waren einhellig der Meinung,

1.)    Der Themenkranz trifft die Bedürfnisse der Vereine,

2.)    Der Stoff ist aber zu umfangreich, um in 10 Stunden gepresst zu werden,

3.)    Der LSB kann die ruderspezifischen Fragen nicht beantworten,

4.)    Die CAFE-Tage werden fortgesetzt, der Stoff geteilt.

Die offene Diskussion am Freitagabend „wo drückt denn der Schuh in den Vereinen“ ergab sehr schnell einen Konsens, dass es weniger auf die Mitgliedergewinnung ankomme, die Schnupperkurse sind immer voll! Die Antworten und Handlungsfelder aus den unterschiedlich hohen aber immer vorhandenen Fluktuationsquoten erfordern zuerst eine lokale Bestandsaufnahme, jeder Verein ist anders, ein übergreifendes Best Practice kann es nicht geben.

Der Vorschlag, das Thema „Kundenbindung“ in einem gesonderten Seminar anzufassen, wurde einhellig aufgenommen.

Das Thema Allgemeine Sportförderung brachte durch die Bank den Teilnehmern neue Informationen und ließ Chancen erkennen, um die weitgehend lokalen Angebote ausschöpfen zu können.

Bei den Vereinsversicherungen war der Focus ausschließlich auf den Sportversicherungsvertrag gelegt, der 2016 vom NW RV für ganz Ruder-D deutlich verbessert wurde. Das Thema Haftung der Vereinsmitglieder gegenüber dem Verein wurde nicht ausgespart. Zum Thema Sportversicherung für Nichtmitglieder soll ein Gruppen-Vertrag für alle Vereine vorbereitet werden. Die dringende Empfehlung über eine D&O Versicherung für die Vereinshandelnden und nicht nur „26er Vorstände“ nachzudenken, schloss das Thema Versicherungen ab.

Bei dem wahrlich nicht geliebten Gebiet Steuern konnten trotz der Kürze der Zeit Tipps zu Rücklagen und vielem mehr gegeben werden. Selbiges gilt zur satzungsmäßigen Verankerung der Auszahlung der Ehrenamtspauschale und deren praktische Umsetzung. Es zeigte sich aber auch, dass die Übungsleiterpauschale tiefer erarbeitet werden muss, insbesondere im Kontext von Mini-Jobs.

Fragen und ruderspezifische Aufgabenstellungen zu einer zeitgemäßen Satzung bis hin zu einem Leitbild werden als Aufgabenstellungen selten aus Vereinen generiert. Hier können und wollen wir als NW RV mit einer modernen Satzung auch ein Vorbild sein. Die meisten Rudervereine können sich nicht vorstellen, dass ihre Satzungen von „Fremden“ gelesen werden. Wir werden uns aber daran gewöhnen müssen, dass die Vereinssatzungen nicht nur von den Zuschussgebern gelesen werden. POTAS und Hamburger Rudervereine sind bekannte Beispiele.

Eine Satzung sollte auch immer eine Road Map für den Vorstand sein. Leitbilder ergänzen die Satzung, so auch beim DRV bereits 2003 und sind ein guter Übermittler von Zielen aber auch vom Selbstverständnis eines Vereines. Moderne Satzungen und ein Leitbild sind – mehr oder weniger – Teil des Vereinsmarketing.

Beim Datenschutz konnte dann doch mal ein Best-Practice-Beispiel für alle Vereine geliefert werden. Die Bonner RG hat früh Grundsätzliches zum Datenschutz in die Satzung gebracht, die wesentlichen Regularien aber in Ordnungen abgefasst, auf die in einem verwaltungstechnisch abgestuften Aufnahmeverfahren Bezug genommen wird.

Das große Interesse der Teilnehmer - durch die Bank 26`er Vorstände – zeigte sich in vielen Fragen, auf die fast immer auch von den – überwiegend aus eigenen Reihen rekrutierten – Referenten beantwortet werden konnten. Das Seminar, bei denen die Teilnehmer viel mit nach Hause mitnehmen und die Referenten gleich neue Aufgaben bekommen haben, ging zu Ende mit einem Vortrag zum Thema „Wertschätzung im Ehrenamt, Erfolgsfaktor in der Vereinsarbeit“. Auch dieses Thema mitten aus dem Vereinsleben wurde trotz fortgeschrittener Stunde sehr aufmerksam verfolgt und vielleicht hat der eine oder andere Vereinsvertreter auch hier Anregungen mit nach Hause genommen? 

Der NW RV kann aus eigenen Reihen derzeit Referenten zu Backstage-Themen auch zum Thema Mitgliederbindung generieren. Der DRV wird sicherlich zu seinen Vereinsgesprächen überlegen, diese Themen einzubeziehen oder zu intensivieren, der Bedarf ist da, das haben die 1.Café-Tage des NW RV gezeigt.

Referenten: Frank Baumgard, Dr. Eckhard Groß, Wilhelm Hummels, alle NW RV; Jochen Grahn, ARAG-Versicherung, Klaus-Peter Uhlmann LSB NRW

Dank auch an die Hilfestellungen von Werner Endris, Bonner RG, Martin Tschäge und Gunnar Hegger.