Ein Herzstück unserer Verbandssoftware sind die Möglichkeiten für die Vereine und ihre C-Trainer- Lizenzträger, sich über Lizenzen und Laufzeiten zu informieren, auch um den Bestand an gültigen Lizenzen analysieren und planen zu können.
Die Lizenz steht sowohl bei einer Neuausstellung wie bei einer Verlängerung, die praktisch, faktisch eine Neuausstellung ist, unmittelbar danach dem Lizenzträger über den Zugriff auf SAMS direkt zur Verfügung. Die Lizenz ist somit auch durch den Verein jederzeit und beliebig oft ausdruckbar.
Dieser Workflow soll im Folgenden praxisnah und verständlich wie folgt dargestellt werden:
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Hinweise an die Vereine zu-C-Trainer-Lizenzen
Die Landesportbünde wollen in Zukunft durchgängig die DOSB-Lizenzen auch der Fachverbände lesen können, um einen Begriff aus der DS GVO zu übernehmen. Dies hat nicht nur den Zweck, Angebote der LSB Bildungswerke und Stadtsportbünde anbieten zu können, sondern auch um überprüfen zu können, ob den Zuschussanträgen der Vereine auf C-Trainer und andere Lizenzen gültige Lizenzen zugrunde liegen.
Diese Prüfung ist in einzelnen Bundesländern schon lange üblich. Wir werden uns daran auch in NRW gewöhnen. Der Zuschussgeber wird die datenschutzrelevanten Vorgaben dazu schaffen, sofern diese nicht bereits vorhanden sind, so unsere Einschätzung.
Die Vereine sollten, wo immer dies noch nicht geschehen ist, ihre „Lizenzbestände“ überprüfen.
Wir sind für jeden Hinweis dankbar, um die Datenqualität weiter zu verbessern insbesondere auf fehlende Lizenzträger.
Die Lizenzträger sollten unserer Sicht einen Zugang zu SAMS haben. Diesen können die Vereine selbst anstoßen.
Gleichzeitig weisen wir noch einmal auf die verbesserten Möglichkeiten hin, abgelaufene Lizenzen zu verlängern.
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Kurzbeschreibung Administrierung DOSB-Lizenzierungsverfahren
Das DOSB-Lizenzierungsverfahren erfolgt nur noch über die cloudbasierte Software des DOSB (Lims).
Mittels Schnittstelle erfolgt die Administrierung im NW RV über die SAMS-Verbandssoftware. Sämtliche C-Lizenzen können und werden in Absprache mit dem DRV vom NW RV ausgestellt. Für die vom DRV ausgestellten Verlängerungen der A- und B- Lizenzen bewirken jeweils eine Verlängerung der C-Lizenzen. Diese C-Lizenzen werden ebenfalls für die Lizenzträger und Vereine in SAMS zu sehen und auszudrucken sein.
Wie immer bei IT-regulierten Abläufen ergeben sich mehr Regeln, von den weniger abgewichen werden kann, zweifellos aber auch große Erleichterungen und bessere Informationen für die Lizenzträger und deren Vereine.
1.) Laufzeit der Lizenz bei Erstausstellung
Hier ist dem DOSB eine Regelung ins Programm gerutscht, die vom bisherigen Procedere = Lizenzlaufzeit bis Ende des 4. vollen Jahres abweicht. Hier rechnet das Programm jetzt ein taggenaues Ende, das bei einer Erstausstellung fast immer unterjährig liegt.
2.) Laufzeit der Lizenz bei Verlängerung
Erst bei einer Verlängerung kann die Laufzeit um 92 Tage verkürzt bzw. um 92 Tage verlängert werden. Hierdurch können wieder Laufzeiten zum Jahresende erreicht werden.
3.) "Ansparen" von Fortbildungslehrgängen
Der DRV folgt nun den DOSB-Regeln zum "Ansparen" von Fortbildungslehrgängen. Somit können die 15 UE (früher LE) (praktisch ein 2-Tages-Lehrgang oder zwei Tageslehrgänge) frei gelegt werden und bereits im ersten Jahr begonnen werden. Eine Verlängerung ist aber frühestens 92 Tage vor Ablauf der regulären Gültigkeit möglich.
4.) Anerkennung von "Nicht-NW RV"-Lehrgängen
Für die jeweilige Verlängerungsperiode erkennen wir - wie bisher - eine "fremde" Fortbildungsmaßnahme an. Die 2. Fortbildung muss unverändert vom NW RV, einem der Landesverbände oder vom DRV veranstaltet werden.
5.) „Neue“ Lizenz ist nach dem letzten Verlängerungsabschnitt für vier Jahre zum Quartalsende gültig.
6.) Reaktivierung ungültiger Lizenzen
6.1.) Im 1. Jahr nach Ablauf der Gültigkeit:
Fortbildungen mit insgesamt mindestens 15 UE im ersten Jahr nach Ablauf der Gültigkeit. Die Gültigkeitsdauer Ihrer Lizenz wird nach der Teilnahme um drei Jahre verlängert.
6.2.) Im 2. und 3. Jahr nach Ablauf der Gültigkeit:
Die Gültigkeitsdauer der Lizenz wird nach der Teilnahme von Fortbildungen von insgesamt 30 UE um vier Jahre verlängert.
6.3.) Überschreitung der Gültigkeitsdauer um drei Jahre:
Teilnahme an einem Wiedereinsteiger-Lehrgang mit einem Umfang von 30 Unterrichtseinheiten erforderlich, um die Lizenz zu reaktivieren.
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Terminierung Fortbildungslehrgänge
Wir haben uns entschlossen, um Ablaufdaten zum Jahresende zu erreichen, Fortbildungslehrgänge möglichst nur noch im Herbst anzubieten. Ein Fortbildungslehrgang soll weiterhin im Frühjahr stattfinden.
Bei einem 2. Lehrgang im Frühjahr werden nach Möglichkeit, die Lizenzverlängerung auf den 31.12. des Vorjahres datieren, um unterjährige Endtermine zu vermeiden.
Somit hätten wir mit der ersten Verlängerung wieder ein Ablauf der Lizenz zum Jahresende erreicht. Das Ablaufjahr der Lizenz lässt sich leichter merken als ein unterjähriger Ablauftag.
Administrierung C-Trainer-Lizenzen im NW RV
1.) Das alte „Stempelheft“ gibt es nicht mehr.
2.) Die Lizenzinhaber sollten den eigenen Zugang im Mitgliederbereich der SAMS-Software nutzen, um Kontaktdaten selbst ändern und die DOSB-Lizenz selbst abrufen zu können.
3.) Die Erstausstellung und die „Verlängerung“ führen immer zu einer „neuen“ Lizenz, die eine Gültigkeit „von bis“ enthält.
4.) Grundsätzlich wird eine Lizenz nur ausgestellt, wenn der DRV-Ehrenkodex, - persönlich unterschrieben - in die SAMS-Software eingestellt wurde. Dies ist bei den Nutzern, die den Zugang zur SAMS-Software bereits haben, nur selbst möglich. Das Formular ist abrufbar auf unserer Homepage.
5.) Bei der C-Trainer-Ausbildung wird die Lizenz ausgestellt, wenn die Prüfung bestanden wurde und alle geforderten Dokumente vorliegen.
6.) Bei Fortbildungslehrgängen, die nicht vom NW RV veranstaltet wurden, spielt der Lizenzträger die Bescheinigung über den Reiter Benutzer/Lizenzen/Antrag auf zusätzliche UE. Ein. Für den SAMS-Beauftragten gibt es den Zugriff über Verein/Mitglieder/“Trainer“. Das Icon ist ein „Doktorhut“.
7.) Diese werden vom Lehrwart geprüft. Die Bescheinigung über NW RV Lehrgänge ist mit Abschluss des Lehrgangs bereits im System.
8.) Der Lehrwart des NW RV stößt diese Lizenzausstellung in unserer Verbandsoftware an, nachdem zuvor die Voraussetzungen für eine Ausstellung von ihm geprüft worden sind.
9.) Die DOSB-Lizenz ist ein nicht manipulierbares PDF-Dokument, das in unserer Software jederzeit sowohl vom Lizenzträger wie vom Verein ausgedruckt werden kann.
10.) Die Bestandsführung und damit auch der Anstoß zu der Ausstellung der DOSB liegt somit beim Landesruderverband, wie schon früher bei den Verlängerungen. Der DRV hat selbstverständlich ein uneingeschränktes Einsichts- und Prüfrecht.
Ein direkter Zugriff auf die DOSB-Programme ist nur dem DRV und NW RV (für die Lizenzinhaber seiner Vereine) möglich.
Damit entfällt ein nicht zu unterschätzender administrativer Aufwand beim DRV und Doppelerfassungen beim NW RV.
